মোবাইল পার্টসের স্টক ম্যানেজমেন্ট: দোকানের ইনভেন্টরি গোছানোর গাইড

একটা মোবাইল সার্ভিসিং দোকানের সবচেয়ে বড় টাকা আটকে থাকে ড্রয়ার আর তাকের পার্টসে। ডিসপ্লে, ব্যাটারি, চার্জিং পোর্ট, স্পিকার, ব্যাক কভার, IC, ফ্লেক্স কেবল, সব মিলিয়ে অনেক দোকানে লাখ টাকার বেশি মাল পড়ে থাকে। অথচ বেশিরভাগ মালিক ঠিকমতো বলতে পারেন না কোন মডেলের ডিসপ্লে কয়টা আছে, কত দামে কেনা, আর কোনটা ছয় মাস ধরে একই জায়গায় পড়ে আছে।

ফলাফল খুব পরিচিত: কাস্টমার দাঁড়িয়ে আছে, টেকনিশিয়ান খুঁজে দেখে পার্টস নেই। আবার অন্যদিকে এমন মডেলের পার্টস জমে আছে যেটা এখন আর কেউ সারাতে আনে না। এই লেখায় দেখব কীভাবে সহজ কিছু নিয়ম মেনে পার্টসের স্টক গুছিয়ে রাখা যায়, যাতে টাকা আটকে না থাকে আর কাজও না থামে।

স্টকের হিসাব না থাকলে আসলে কী ক্ষতি হয়

অনেকে ভাবেন, "আমি তো দেখেই বুঝি কী আছে।" দোকান ছোট থাকলে কিছুদিন চলে, কিন্তু কাজ বাড়লে এই পদ্ধতি ভেঙে পড়ে। সাধারণ ক্ষতিগুলো হলো:

• কাজ আটকে যাওয়া: পার্টস শেষ, কেউ খেয়াল করেনি। কাস্টমারকে দুই দিন পরে আসতে বলতে হয়, অনেকে আর ফেরে না।
• মরা স্টক: পুরনো মডেলের পার্টস কিনে রাখা, যেটা আর বিক্রি হয় না। ৫টা ডিসপ্লে ৮০০ টাকা করে মানে ৪,০০০ টাকা তাকে ঘুমাচ্ছে।
• ভুল দাম ধরা: কেনা দাম মনে না থাকলে কাস্টমারকে কম দাম বলে ফেলেন, লাভ কমে যায়।
• হারিয়ে যাওয়া বা চুরি: কয়টা থাকার কথা আর কয়টা আছে, এই মিল না থাকলে পার্টস কোথায় গেল বোঝার উপায় নেই।
• দুবার কেনা: আছে কিনা না জেনে মার্কেটে গিয়ে আবার একই পার্টস কিনে আনা।

প্রতিটা পার্টসের জন্য কোন তথ্য রাখবেন

স্টক হিসাব মানে শুধু "কয়টা আছে" না। প্রতিটা আইটেমের জন্য অন্তত এই কয়টা তথ্য থাকা দরকার:

1. পরিষ্কার নাম ও মডেল: "ডিসপ্লে" লিখলে হবে না। লিখুন "Samsung A12 ডিসপ্লে (ফ্রেম সহ)" বা "Redmi Note 10 ব্যাটারি"। একই মডেলের অরিজিনাল আর কপি আলাদা আইটেম হিসেবে রাখুন।
2. কেনা দাম: কোন দামে কিনেছেন। এটা না জানলে লাভ হিসাব করা অসম্ভব।
3. বর্তমান পরিমাণ: এই মুহূর্তে কয়টা আছে।
4. সাপ্লায়ার: কার কাছ থেকে কিনেছেন। ওয়ারেন্টি বা ফেরতের সময় কাজে লাগে।
5. ন্যূনতম স্টক: কয়টার নিচে নামলে আবার কিনবেন। চালু মডেলের ব্যাটারির জন্য হয়তো ৩টা, কম চলা মডেলের জন্য ১টা বা শূন্য।

নামের নিয়ম একবার ঠিক করে নিন এবং সবাই সেটাই মানুক: আগে ব্র্যান্ড, তারপর মডেল, তারপর পার্টসের নাম। তাহলে খুঁজতে সময় লাগবে না।

কেনা থেকে ব্যবহার: পার্টসের পুরো যাত্রা লিখে রাখুন

স্টক ঠিক থাকে তখনই যখন পার্টস ঢোকা আর বের হওয়া দুটোই লেখা হয়।

পার্টস কেনার সময়

মার্কেট বা সাপ্লায়ার থেকে মাল এলে সেদিনই এন্ট্রি দিন: কোন আইটেম, কয়টা, কত দামে, কার কাছ থেকে। সাপ্লায়ারকে বাকি থাকলে সেটাও লিখুন। পরে লিখব ভাবলে সেই "পরে" আর আসে না।

রিপেয়ারে পার্টস লাগানোর সময়

এটাই সবচেয়ে বেশি বাদ পড়ে। টেকনিশিয়ান ড্রয়ার থেকে একটা ব্যাটারি নিয়ে লাগিয়ে দিল, কোথাও লেখা হলো না। নিয়ম করুন: যে জবে পার্টস লাগবে, সেই জবের সাথেই পার্টস লেখা হবে। এতে দুটো লাভ। স্টক থেকে পার্টস কমে যায়, আর ওই জবে কত টাকার পার্টস গেল সেটা জানা যায়, তাই আসল লাভ বোঝা যায়।

এক্সেসরিজ বিক্রির সময়

চার্জার, কেবল, কভার, গ্লাস বিক্রি হলেও স্টক থেকে কমাতে হবে। এ বিষয়ে বিস্তারিত পাবেন এক্সেসরিজ বিক্রি ও POS লেখায়।

কম স্টক আর মরা স্টক: দুটোই নজরে রাখুন

ভালো স্টক ম্যানেজমেন্ট মানে দুই দিকে চোখ রাখা।

কম স্টক: সপ্তাহে অন্তত একবার দেখুন কোন আইটেম ন্যূনতম পরিমাণের নিচে নেমে গেছে। সেই তালিকা ধরে মার্কেটে যান। অনুমানের ওপর কেনাকাটা করবেন না।

মরা স্টক: প্রতি মাসে একবার দেখুন কোন পার্টস তিন মাসে একটাও ব্যবহার হয়নি। এগুলোর জন্য কিছু করণীয়:

• অন্য দোকানের সাথে বদলাবদলি বা কম দামে বিক্রি করে টাকা তুলে আনুন।
• ওই মডেলের জন্য আর আগাম স্টক কিনবেন না, কাস্টমার এলে অর্ডার দিয়ে আনুন।
• নতুন মডেল বাজারে এলে প্রথমে ১-২টা কিনুন, চাহিদা দেখে বাড়ান।

একটা সহজ হিসাব: যে পার্টস মাসে একবারও লাগে না, সেটা হাতে না রেখে দরকারের দিন আনুন। যেটা সপ্তাহে কয়েকবার লাগে, সেটা কখনো শূন্য হতে দেবেন না।

মাসে একবার গুনে মিলিয়ে দেখুন

যত ভালো সিস্টেমই হোক, মাসে একবার হাতে গুনে মেলানো দরকার। এটাকে বলে স্টক অডিট। পদ্ধতি সহজ:

1. মাসের একটা নির্দিষ্ট দিন ঠিক করুন, যেমন মাসের শেষ শুক্রবার দোকান খোলার আগে।
2. খাতা বা সফটওয়্যারে যা লেখা আছে তার তালিকা নিন।
3. তাক আর ড্রয়ার ধরে ধরে গুনুন।
4. যেখানে অমিল, সেটা আলাদা করে লিখুন এবং খুঁজে বের করুন কেন। কোনো জবে লাগানো হয়েছে কিন্তু লেখা হয়নি, নাকি সত্যিই হারিয়েছে।

বারবার একই ধরনের অমিল হলে বুঝবেন প্রক্রিয়ায় ফাঁক আছে। স্টাফ পর্যায়ে কীভাবে এই ফাঁক বন্ধ করবেন তা নিয়ে আছে স্টাফ রোল দিয়ে হিসাবের গরমিল ও চুরি রোধ লেখাটি।

ভালো সাপ্লায়ার আর কেনার অভ্যাস

স্টক ম্যানেজমেন্ট শুরু হয় কেনার সময় থেকেই।

• ২-৩ জন নির্ভরযোগ্য সাপ্লায়ার রাখুন। একজনের ওপর পুরো নির্ভর করলে দাম বা মান নিয়ে দর কষাকষির সুযোগ থাকে না।
• কোয়ালিটি আলাদা করে চিনুন। একই ডিসপ্লে কয়েক রকম মানের পাওয়া যায়। কোনটা কোন মানের, তা আইটেমের নামেই লিখে রাখুন, যাতে কাস্টমারকে সৎভাবে বলতে পারেন।
• সাপ্লায়ারের ওয়ারেন্টি লিখে রাখুন। কোনো পার্টস লাগানোর পর নষ্ট হলে সাপ্লায়ারের কাছে ফেরত দিতে পারবেন। কাস্টমারকে দেওয়া ওয়ারেন্টি নিয়ে আছে রিপেয়ার ও পার্টসের ওয়ারেন্টি ম্যানেজমেন্ট।
• নগদে না বাকিতে কিনলেন, লিখে রাখুন। সাপ্লায়ারের পাওনা ভুলে গেলে সম্পর্ক নষ্ট হয়।

খাতা থেকে সফটওয়্যারে গেলে যা সহজ হয়

খাতায় স্টক রাখা সম্ভব, কিন্তু প্রতিটা জবে পার্টস কাটা, কেনা দাম মিলানো আর কম স্টক খোঁজা খাতায় খুব কষ্টের। এখানেই সফটওয়্যার কাজে আসে।

RepairKhata-তে পার্টস আর প্রোডাক্টের স্টক, কেনা দাম, সাপ্লায়ার থেকে কেনাকাটা সব এক জায়গায় থাকে। রিপেয়ার জবে কোন পার্টস লাগল সেটা জবের সাথেই যোগ হয়, আর কোন আইটেম কমে এসেছে সেটা কম স্টক হিসেবে দেখা যায়। ফলে মাসের শেষে গুনে মেলানোর সময় তুলনা করার জন্য একটা পরিষ্কার তালিকা হাতে থাকে।

শুরুতে সব আইটেম একদিনে তোলার দরকার নেই। প্রথমে সবচেয়ে বেশি চলা ২০-৩০টা পার্টস তুলুন, তারপর ধীরে ধীরে বাকিগুলো।

আজ থেকেই শুরু করুন

পার্টসের স্টক গুছানো এক দিনের কাজ না, কিন্তু শুরু করা যায় আজই: নামের নিয়ম ঠিক করুন, চালু পার্টসের ন্যূনতম পরিমাণ লিখুন, আর প্রতিটা জবে পার্টস লেখার নিয়ম চালু করুন। একমাস পরেই দেখবেন কোথায় টাকা আটকে ছিল।

সফটওয়্যারে এটা কেমন দেখায় তা দেখতে কোনো অ্যাকাউন্ট ছাড়াই ফ্রি ডেমো ঘুরে আসুন। নিজের দোকানের জন্য চালু করতে চাইলে ৭ দিনের ফ্রি ট্রায়ালে দোকান খুলুন।