দোকানের বাকি টাকা আদায়ের কৌশল: সম্পর্ক না ভেঙে পাওনা তুলুন

"ভাই, কালকে দিয়ে দিব।" প্রতিটা মোবাইল সার্ভিসিং দোকানের মালিক এই কথা শতবার শুনেছেন। পরিচিত কাস্টমার, পাশের দোকানদার, এলাকার বড় ভাই, সবাইকে মাঝেমধ্যে বাকি দিতে হয়। কিন্তু মাস শেষে বাকির খাতা খুললে দেখা যায় ২০-৩০ হাজার টাকা ছড়িয়ে আছে, যার অনেকটাই আর ফেরত আসবে কিনা সন্দেহ।

বাকি পুরোপুরি বন্ধ করা বাস্তবে কঠিন, আর ব্যবসার জন্য সবসময় ভালোও না। আসল কাজ হলো বাকি নিয়ন্ত্রণে রাখা আর সময়মতো আদায় করা, কাস্টমারের সাথে সম্পর্ক নষ্ট না করে। এই লেখায় সেই কৌশলগুলো ধাপে ধাপে দেখব।

বাকি কেন জমে যায়

সমস্যা বুঝলে সমাধান সহজ হয়। রিপেয়ার শপে বাকি জমার সাধারণ কারণ:

• লেখা হয় না: তাড়াহুড়োয় ফোন দিয়ে দিলেন, "পরে লিখব" ভেবে আর লেখা হলো না।
• কাগজ হারায়: খাতার পাতা ছিঁড়ে যায়, স্লিপ হারায়, কোন তারিখে কত ছিল মনে থাকে না।
• কেউ মনে করায় না: লজ্জায় বা ব্যস্ততায় কাস্টমারকে ফোন করা হয় না, কাস্টমারও ভুলে যায়।
• নিয়ম নেই: কাকে কত টাকা পর্যন্ত বাকি দেওয়া যাবে, কেউ জানে না। স্টাফ নিজের ইচ্ছেমতো বাকি দিয়ে দেয়।
• ফোন আগে দিয়ে দেওয়া: পুরো টাকা না নিয়েই ডেলিভারি, এরপর কাস্টমারের আর আসার তাড়া থাকে না।

বাকি দেওয়ার আগেই নিয়ম ঠিক করুন

আদায়ের সবচেয়ে ভালো কৌশল হলো অপ্রয়োজনীয় বাকি শুরুতেই আটকানো।

1. বড় কাজে অগ্রিম নিন। ডিসপ্লে বা বোর্ডের কাজের মতো দামি রিপেয়ারে পার্টসের দামটা অন্তত আগে নিন। ধরুন কাজ ৩,৫০০ টাকা, যার মধ্যে ডিসপ্লে ২,৮০০। তাহলে ফোন রিসিভের সময়ই ২,০০০-৩,০০০ টাকা অগ্রিম নিন।
2. বাকির সীমা ঠিক করুন। নতুন কাস্টমারকে বাকি নয়। পুরনো ও নিয়মিত কাস্টমারকে ধরুন সর্বোচ্চ ১,০০০ টাকা। এর বেশি হলে মালিকের অনুমতি লাগবে।
3. কে বাকি দিতে পারবে ঠিক করুন। সব স্টাফ যেন বাকিতে ফোন ডেলিভারি দিতে না পারে। শুধু মালিক বা ম্যানেজার।
4. তারিখ ঠিক করে নিন। "পরে দিব" না, "বৃহস্পতিবারের মধ্যে দিব"। নির্দিষ্ট দিন বললে মানুষ বেশি মনে রাখে।

অগ্রিম চাওয়াতে লজ্জার কিছু নেই। ভদ্রভাবে বলুন: "ভাই, পার্টসটা মার্কেট থেকে আনতে হবে, তাই পার্টসের দামটা আগে রাখছি।" বেশিরভাগ কাস্টমার সহজেই মেনে নেন।

প্রতিটা বাকি সাথে সাথে লিখুন

যে বাকি লেখা নেই, সেটা আদায় হওয়ার সম্ভাবনা প্রায় শূন্য। প্রতিটা বাকির সাথে এই তথ্য রাখুন:

• কাস্টমারের নাম আর মোবাইল নম্বর (নম্বর ছাড়া আদায় প্রায় অসম্ভব)
• কোন কাজ বা কোন জিনিসের জন্য বাকি, জব নম্বর সহ
• মোট বিল কত, কত দিয়েছে, কত বাকি
• কবে দেওয়ার কথা
• কে বাকি দিয়েছে (কোন স্টাফ)

কাস্টমারকেও একটা রশিদ দিন যেখানে মোট, পরিশোধ আর বাকি স্পষ্ট লেখা থাকে। রশিদ হাতে থাকলে পরে "এত ছিল না তো" বলে তর্ক হয় না। রশিদ নিয়ে বিস্তারিত পড়ুন রিপেয়ারে ইনভয়েস/রশিদ কেন দেবেন লেখায়।

ভদ্রভাবে মনে করিয়ে দেওয়ার নিয়ম

অনেক কাস্টমার ইচ্ছে করে বাকি রাখেন না, শুধু ভুলে যান। নিয়মিত আর ভদ্রভাবে মনে করিয়ে দিলেই বড় অংশ আদায় হয়ে যায়। একটা সহজ রুটিন:

1. দেওয়ার তারিখের দিন: ছোট্ট একটা WhatsApp মেসেজ।
2. ৩ দিন পরে: আরেকবার মেসেজ, একটু স্পষ্ট করে।
3. ৭ দিন পরে: সরাসরি ফোন।
4. ১৫ দিন পরে: মালিক নিজে ফোন করুন, বা কাস্টমার দোকানে এলে সামনাসামনি কথা বলুন।

মেসেজের নমুনা

প্রথম মেসেজ এরকম হতে পারে:

আসসালামু আলাইকুম ভাই, আমি রহমান মোবাইল সার্ভিস থেকে বলছি। আপনার Samsung ফোনের রিপেয়ারের ৮০০ টাকা বাকি আছে, আজকে দেওয়ার কথা ছিল। সুবিধামতো দোকানে এসে দিয়ে যাবেন। ধন্যবাদ।

দ্বিতীয়বার একটু স্পষ্ট, কিন্তু অভদ্র না:

ভাই, আবার মনে করিয়ে দিচ্ছি, ৮০০ টাকা বাকি আছে (জব নম্বর ১২৪৫)। কবে দিতে পারবেন একটু জানাবেন? হিসাবটা মিলাতে হবে।

কখনো হুমকি, গালি বা অন্যদের সামনে অপমান করবেন না। এতে টাকাও আসে না, কাস্টমারও চিরতরে হারান। WhatsApp-এ কাস্টমারের সাথে যোগাযোগের আরও কিছু নিয়ম আছে WhatsApp-এ কাস্টমারকে রিপেয়ার আপডেট দেওয়া লেখায়।

পুরনো বাকি তোলার বাস্তব কৌশল

তিন মাসের বেশি পুরনো বাকির জন্য একটু আলাদা পদ্ধতি লাগে।

• কিস্তির সুযোগ দিন। ২,৪০০ টাকা একবারে না পারলে বলুন, "তিন সপ্তাহে ৮০০ করে দিন।" অনেকে একবারে দিতে না পারায় এড়িয়ে চলেন।
• পরের কাজের সময় মিলিয়ে নিন। কাস্টমার আবার ফোন নিয়ে এলে ভদ্রভাবে আগের বাকির কথা বলুন। নতুন কাজের আগে পুরনো হিসাব পরিষ্কার করতে বলুন।
• ছোট অংশ ছেড়ে দিন। ১,০৫০ টাকা বাকি হলে বলুন, "১,০০০ দিন, বাকিটা ছেড়ে দিলাম।" এতে কাস্টমার খুশি থাকেন, আপনিও প্রায় পুরো টাকা পান।
• ক্ষতি মেনে নেওয়ার সীমা ঠিক করুন। ছয় মাসের বেশি পুরনো ছোট বাকি নিয়ে অনেক সময় খরচ না করে আলাদা তালিকায় রাখুন, আর সেই কাস্টমারকে ভবিষ্যতে বাকি দেবেন না।

স্টাফদের জন্য বাকির নিয়ম লিখে দিন

মালিক সবসময় কাউন্টারে থাকেন না। তখন ফ্রন্ট ডেস্ক বা ক্যাশিয়ারই ঠিক করেন ফোন বাকিতে যাবে কিনা। তাই নিয়মগুলো মুখে না বলে কাগজে লিখে কাউন্টারের পাশে রাখুন:

• নতুন কাস্টমারকে কোনো অবস্থাতেই বাকিতে ফোন দেওয়া যাবে না
• পুরনো কাস্টমারের সর্বোচ্চ বাকি কত টাকা, তার বেশি হলে মালিককে ফোন করতে হবে
• বাকি দিলে কাস্টমারের নম্বর ঠিক আছে কিনা সেখানেই একবার কল দিয়ে মিলিয়ে নিতে হবে
• কোনো বাকি না লিখে ফোন ডেলিভারি দেওয়া যাবে না

কাস্টমারের সামনে "না" বলাটা স্টাফের জন্য কঠিন। তাই তাদের একটা লাইন শিখিয়ে দিন: "ভাই, দোকানের নিয়ম, বাকি হলে মালিকের অনুমতি লাগে। একটু অপেক্ষা করুন, ফোন করে দেখি।" এতে স্টাফকে খারাপ হতে হয় না, আর নিয়মও ভাঙে না।

প্রতি সপ্তাহে বাকির তালিকা দেখুন

বাকি আদায় একটা নিয়মিত কাজ, মাঝে মাঝে করার জিনিস না। সপ্তাহে একদিন, ধরুন শনিবার সকালে, ১৫ মিনিট সময় দিন:

• মোট বাকি কত, গত সপ্তাহের চেয়ে বাড়ল না কমল
• কার কার তারিখ পার হয়ে গেছে
• কোন স্টাফ সবচেয়ে বেশি বাকি দিচ্ছে
• এই সপ্তাহে কাকে কাকে মেসেজ বা ফোন করতে হবে

খাতায় এই তালিকা বানানো সময়সাপেক্ষ। RepairKhata-তে প্রতিটা রিপেয়ার জবে মোট দাম, ডিসকাউন্ট, কত দিয়েছে আর কত বাকি আলাদা দেখা যায়, আর কাস্টমারের নাম বা ফোন নম্বর দিয়ে খুঁজলে তার আগের সব কাজ আর বাকি একসাথে চলে আসে। আংশিক টাকা দিলে সেটাও লেখা থাকে, তাই কারো কাছে কত বাকি সেটা নিয়ে তর্ক থাকে না।

শেষ কথা

বাকি আদায়ের মূল সূত্র তিনটা: বাকি দেওয়ার আগে নিয়ম, দেওয়ার সময় পরিষ্কার লেখা, আর পরে নিয়মিত ভদ্র তাগাদা। এই তিনটা মানলে বাকির খাতা ছোট হবে, কাস্টমারও থাকবে।

কাস্টমারভিত্তিক বাকির হিসাব কেমন দেখায় তা দেখতে কোনো অ্যাকাউন্ট ছাড়াই ফ্রি ডেমো দেখে নিন। নিজের দোকানে চালু করতে চাইলে ৭ দিনের ফ্রি ট্রায়ালে দোকান খুলুন।